Évitez les pièges des données en double
Avez-vous déjà eu le même email envoyé plusieurs fois au même client lors d’une campagne? Avez-vous déjà attribué le même prospect à plusieurs représentants commerciaux? Et avez-vous dû faire face à un prospect en colère? Si cela vous est arrivé, vous savez que c’est un moyen infaillible de perdre des clients existants et même potentiels. Les principaux facteurs d’erreurs, comme ceux-ci, sont les données en double: enregistrements avec la même adresse e-mail ou les mêmes numéros de téléphone, mais stockés sous des noms différents.
Regardons une partie de la façon de ce que les données en double – et les mauvaises données en général – peuvent affecter votre organisation.
- Consommation plus élevée de ressources
- Coût d’entretien plus élevé
- Nombre de spams plus élevé
- Diminution de la satisfaction et de la fidélisation des clients
- Rapports non valides
- Diminution de la productivité
- Perte de revenus
Les recherches montrent que les entreprises perdent 14% de leurs revenus en raison de mauvaises données. Cela équivaut à 258,278 millions de dollars rien qu’au Royaume-Uni.
Si vous voulez que votre entreprise fonctionne correctement sans frais supplémentaires, débarrassez-vous de tous les doublons! Ils sont mauvais pour votre croissance.
Une organisation moyenne dépense environ 14 millions de dollars pour la qualité des données. Mais il n’est pas judicieux pour les organisations de dépenser beaucoup d’argent pour la qualité des données. C’est pourquoi nous nous sommes donné pour mission de nous assurer que Zoho CRM peut aider une organisation à maintenir la qualité des données par elle-même.
Nous avons perçu les doublons comme une maladie. Il existe deux façons de traiter toute maladie. Vous pouvez l’empêcher avant qu’il ne vous affecte, ou si vous avez déjà été blessé, la seule chose que vous pouvez faire est de le réparer. C’est la même chose avec les données en double.
La prévention
Nous avons introduit des Champs Uniques. Vous pouvez marquer certains domaines comme uniques (par exemple, nom, numéro de téléphone, etc.) en spécifiant l’option appropriée. Très vite, un nouvel enregistrement avec la même variable dans l’un des champs marqués comme unique est placé dans la CRM, indiquant qu’un doublon est en cours de création et que l’action ne sera pas autorisée. Il s’agit d’une mesure préventive dans Zoho CRM pour éviter la duplication.
Le remède
Pour traiter les doublons déjà présents dans la CRM, nous avons l’option déduplication dans les modules Leads, Contacts, Comptes… La fonction de déduplication est présente sous le bouton « plus d’options ». Vous sélectionnez les champs dans lesquels vous souhaitez vérifier les doublons et le processus commence. Une fois cette opération terminée, vous recevrez une notification indiquant que le processus est terminé.
La duplication dans Zoho CRM a été effectuée manuellement, mais nous nous sommes maintenant assurés de ne pas perdre de temps à trier tous ces enregistrements. Alors maintenant, la seule action manuelle dont vous devez vous soucier est lorsque des conflits surviennent dans un domaine spécifique. Une fois le processus terminé, un message apparaîtra pour vous informer que des doublons avec des entrées en conflit ont été trouvés.
Ensuite, vous sélectionnez lequel des enregistrements en conflit vous souhaitez fusionner et cliquez sur «Fusionner».
L’amélioration de l’efficacité et le maintien d’une bonne qualité des données peuvent avoir un impact direct sur vos revenus. Le graphique Ringlead ci-dessous montre qu’une organisation solide peut générer environ 66% de revenus de plus qu’une organisation moyenne en se basant uniquement sur la qualité des données.
Maintenez une base de données propre avec Zoho CRM. Commencez dés maintenant !
